議事録の活用

議事録の重要性について

何かを話し合う会議の際や、何名か集まってのグループ会話を行う際、要点をおさえた「議事録」を作成することで業務効率がアップします。ここではその重要性と作成のポイントについてまとめます。
 

議事録作成のポイント

議事録は以下のようなポイントに気をつけて作成する必要があります。
 

会議で話し合われたことを記録をする

当たり前ですが会議でどのような提案が出て、どのような意見が出たのかをまとめて記録します。人間の記憶は曖昧ですので、議事録で正確な情報を残し、参加者のコンセンサス(理解の一致)を積み上げる事ができます。
 
これによって、議論が蒸し返されて、堂々巡りになるのを防止します。
 

会議の出席者の名前を残す

出席者くらい議事録に残さなくても覚えているだろうと思うかもしれませんが、これも後になってわからなくなり、トラブルになることもあります。
 

会議で出た意見の整理をする

会議では様々な意見が出されます。その一つ一つが大切な意見です。ディスカッションが活発に行われ、たくさんの意見が出た際に議事録を残していないと、貴重な意見も埋もれてしまう可能性があります。また記録する際には

「時系列」ではなく、「課題」や「テーマ」ごと

にまとめるほうが、分かりやすくなります。
 
また直近の意思決定では反映されなくても、ディスカッションの記録を残しておく事で、後で意思決定の是非を振り返ることが可能になり、よりベターな選択肢を検討する際に役立ちます。
 

各個人の捉え方に違いが出ないようにする

出席者が何名もいる場合、一つの意見に対して捉え方の相違が出る可能性があります。会議の場でその相違に気づかなくても議事録を共有することで見解を合わせることができます。(フローパッドなら、さらに「改善策」などについて具体的なディスカッションへと発展させる事ができます
 

欠席者が会議の内容を把握できるようにする

会議に出席していない人に会議の内容を説明する場合、多くの場合ポイントだけしか伝えることができません。ただ、それだけでは言葉が不足して正しく伝わらないことも考えられます。どんな意見交換があり、どのようなプロセスを経てその結果が出たのかを記録してレビューするためにも、議事録を活用する事ができます。
 

会議の振り返りに利用する 

結果が出た後の振り返り(レビュー)に利用し、次回の課題に活かすことができます。これによりPDCA(Plan-Do-Check-Action)サイクルを円滑に回す事ができます。
 


 

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