会議の目的と効率化

会議を効率化するために

多くの企業がWEB会議システムを導入するようになり、参加者の移動費用や移動時間を省けるようになっています。しかし集合しようが、デジタルを活用しようが、何も決まらないこともあります。下記に会議を効率に運営するために必要なポイントをご紹介します。
 

会議には種類がある

会議と一言でいっても、大きく4つに分類されます。会議でなにも決まらずに終わってしまっては、時間の浪費につながります。
会議を効率化させるためにも、まずは会議の種類を知り、目的をはっきりさせましょう。
 

意思決定型会議

参加者が意見を出し合い、最終的に意思決定を行うことを目的とした会議です。
 

問題解決型会議

文字通り、問題が起きた際、その本質的な原因や解決策を検討する事を目的とした会議です。
 

連絡型会議

仕事の進捗状態などを報告、連絡しあう会議です。会社全体で情報を共有(シェア)することを目的としています。
 

ブレスト型会議

ブレストとは、「ブレイン・ストーミング」の略で、参加者が自由に意見を出し合い、結論を出すのではなく、新しいアイデアを生み出すことを目的とした会議です。
 
参加者が上記の分類を意識しているだけでも、会議の質はかなり変わってきます。
 

会議の種類が決まったら、まず最初にゴール(目的)を決める

会議でなにも決まらない大きな原因の一つは、会議の途中で流れや目的が変わり、論点がずれてしまうことです。会議の種類が決まったら、会議のゴールイメージ事前に共有しておくことが大切です。
 
その他に、会議の効率化に有効な方法として、共通ルールを作る、情報の視覚化などが挙げられます。
 
「会議で発言する際は挙手する」
「相手の行った事を否定しない」(もしくは代案を必ず出す)
「〜できない」を「どうすれば〜できるだろう」と言い換える
 
といった単純なルールを設けるだけでも、会議の流れをスムーズにし、論点をズレにくくすることができます。
 
また参加者の発言をプロジェクターやホワイトボードに書き出しことで、
 
問題(課題)と人を切り離して考える
 
ことが可能になり、新しいアイデアの生まれやすい環境を作る事もできます。


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